Tipps zur Veröffentlichung von Protokollen der Mitgliederversammlung

Neues Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie

Zum 01.08.2022 wurde durch das Gesetz der Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) der Abruf aller Registerinhalte aus dem Handels-, Genossenschafts-, Vereins- und Partnerschaftsregisters sowie der elektronisch verfügbaren Dokumente über das Gemeinsame Registerportal der Länder kostenfrei angeboten. Eine Registrierung und auch ein Login sind seitdem nicht mehr erforderlich. Die entsprechenden Inhalte waren auch vorher schon verfügbar, sind jedoch nun ohne jegliche Kosten für jedermann frei zugänglich.

Sind die alten Mitgliederversammlungsprotokolle jetzt für jeden einsehbar?

Nein – Aktuell sind im Registerportal ausschließlich Dokumente abrufbar, die seit dem 01. Januar 2007 auf elektronischem Wege beim Registergericht eingereicht wurden. Das elektronische Einreichen von Dokumenten stellt im Vereinsrecht derzeit noch die Ausnahme dar, es sei denn, dass die Anmeldung von einem Notar vorgenomen wurde. Auch sollen die Register vorhandene Dokumente digitalisieren, was jedoch in der Praxis an fehlenden Kapazitäten bisher scheitert.

Wie verhindere ich, dass zukünftig vertrauliche Inhalte aus den Mitgliederversammlungen im Registerportal landen?

Mit Fortschreiten der Digitalisierung ist jedoch davon auszugehen, dass in Zukunft auch die elektronische Einreichung von Mitgliederversammlungsprotokollen an Bedeutung gewinnen wird. Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie verhindern, dass vertrauliche Inhalte im Registerportal landen.

1. Beschränkung der Protokollpflicht nur auf getroffene Beschlüsse

Beschränken Sie sich in Ihrer Satzung im Hinblick auf die Protokollierung auf die gesetzliche Verpflichtung, nämlich nur Beschlüsse zu protokollieren (Ergebnisprotokoll).

Die Alternative ist ein Ablaufprotokoll, aus dem sich auch Redebeiträge und Diskussionen ergeben. Solche Protokollinhalte sollten nur ergänzend für den vereinsinternen Bereich genutzt und nicht eingereicht werden.

2. Übersenden Sie an das Vereinsregister nur einen Auszug aus dem Vollprotokoll

Für das Vereinsregister können Sie einen sogenannten Auszug aus dem Vollprotokoll entnehmen, der lediglich die für die Eintragung relevanten Beschlüsse enthält.

Auszug bedeutet, dass der Text inhaltlich mit dem Vollprotokoll vollständig übereinstimmt, aber nur einen bestimmten Abschnitt abbildet.

In Ausnahmefällen kann das Vereinsregister bei begründeten Zweifeln das Vollprotokoll anfordern, was jedoch nur äußerst selten vorkommt.

Auch gegenüber dem Finanzamt ist bei Einreichung der Steuerunterlagen im Normalfall ein Protokollauszug ausreichend. Dem Finanzamt steht es jedoch ebenfalls frei ein Wortprotokoll anzufordern.

Wenn Sie hierzu noch Fragen haben, stehen wir Ihnen zur Verfügung.