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E-Rechnung betrifft auch Vereine

Ab dem 1.1.2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) Pflicht. Davon sind auch gemeinnützige Körperschaften betroffen, sowie sie Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes sind.

Ziel: Digitalisierung des Geschäftsverkehrs

E-Rechnungen können elektronisch eingelesen, zugeordnet, geprüft, gebucht und zur Zahlung zugewiesen werden. Die E-Rechnung unterscheidet sich von den bisherigen digitalen Rechnungen (bspw. per PDF) durch ein strukturiertes elektronisches Format (XML-Daten nach EU-Norm), das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Wann besteht die E-Rechungspflicht?

Die Verwendung einer E-Rechung ist verpflichtend wenn es um Umsätze für eine Leistung zwischen inländischen Unternehmen geht.

Ausnahmen:

  • wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist
  • die Rechnung einen Kleinbetrag bis 250 EUR enthält
  • Rechnungsempfänger oder Ersteller nicht im Inland ansässig

Wichtig:

  1. Annahme von E-Rechnung ist für alle verpflichtend

Jeder Rechnungsempfänger muss die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme einer E-Rechnung schaffen. D.h. es ist eine entsprechende Software erforderlich, die die Rechnungen lesen und prüfen kann, auch wenn die Weiterverarbeitung nicht digital erfolgt. Sofern der Verein nur wenige elektronische Rechnungen ausstellt, kann ggf. auf kostenfreie Online-Tools zurückgegriffen werden. Für den Empfang der Rechnung ist grundsätzlich die Nennung eines E-Mailpostfachs ausreichend.

2. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind nicht von der E-Rechungspflicht befreit!

3. E-Rechnung ist auch Voraussetzung um Vorsteuerabzug geltend zu machen!

Fazit

Die E-Rechnung wird auch für Vereine und gemeinnützige Einrichtungen ein Thema ‒ mindestens bei Empfang und Archivierung von Rechnungen. Weil im Einzelfall auch kleine Vereine E-Rechnungen ausstellen müssen, empfehlen wir sich rechtzeitig mit dem Verfahren und der erforderlichen Software auseinander zu setzen.