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Anforderungen an Einladungsschreiben für Hybridversammlung

Das Amtsgericht Spandau hatte am 27.06.2024 (Az. 3 c 78/24) über die Anforderungen an die Einladungen zu einer Mitgliederversammlung im Hybridformat zu entscheiden. Im Ergebnis sah das Amtsgericht die Einladungen als rechtsfehlerhaft, sodass alle auf der Mitgliederversammlung getroffenen Beschlüsse unwirksam waren.

Im Einzelnen

Der betroffene Verein hatte keine Satzungsregelung zur Möglichkeit einer hybriden Durchführung der Versammlung, sodass die gesetzliche Regelung des § 32 Abs. 2 BGB maßgeblich war. Demnach kann bei der Berufung der Versammlung vorgesehen werden, dass Mitglieder auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege elektronischer Kommunikation an der Versammlung teilnehmen und ihre sonstigen Mitgliederrechte ausübern können.

Verbindliche Anmeldungsfrist ist unzulässig

Im vorliegenden Fall war in der Einladung eine verbindliche Anmeldungsfrist für die digitale Teilnahme festgelegt. Dies sah das Amtsgericht als unzulässige Beschneidung der Mitgliederrechte an. Sofern der Verein aus organisatorischen Gründen die Teilnehmerzahl sowohl der in Präsenz als auch virtuell teilnehmenden Personen bereits mit entsprechendem Vorlauf erfahren möchte, müsse eine entsprechende Frist mit Wissen und Wollen der Mitglieder in der Satzung festgelegt werden.

Alle virtuellen Tools bei Einberufung anzugeben

Einen weiteren Rechtsfehler sah das Amtsgericht, dass lediglich angegeben war, welches Abstimmungstool zur Verwendung kommen sollte. Hierzu wurde angeführt, dass sich die Mitgliedsrechte nicht allein auf ein Stimmrecht, sondern unter anderem auch ein Teilnahme- und Rederecht erstrecke. Diese Rechte wurden durch das angegebene Abstimmungstool nicht ausreichend gewährleistet. Nach Auffassung des Gerichts reiche es nicht aus, dass die weiteren Informationen über die Online-Teilnahme erst nach der verbindlichen Anmeldung mitgeteilt werden.

Unsere Empfehlung

Um solche Fehler zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen folgendes:

1. Sie können zum Zwecke der Organisation eine Frist mit einer Bitte um entsprechende Rückmeldungen versehen, ob eine Teilnahme persönlich oder virtuell beabsichtigt ist. Wichtig hierbei ist jedoch, dass es sich hierbei um keine verbindliche Frist handeln darf. Es muss den Mitgliedern freistehen bis zum Schluss zu entscheiden, wie sie nun konkret an der Versammlung teilnehmen wollen.

Erfahrungsgemäß werden Mitglieder eher kurzfristig virtuell statt persönlich teilnehmen, als andersherum. Damit dürften Sie eine gute Orientierung für die benötigte Raumgröße haben und der Aufwand nachträglich noch Online-Zugangsdaten zur Verfügung zu stellen, dürfte sich in Grenzen halten.

2. Denken Sie daran bereits bei der Einberufung alle benötigten Online-Tools zu benennen. § 32 Abs. 2 S. 3 BGB besagt, dass angegeben werden muss wie die Mitglieder ihre Rechte im Wege der elektronischen Kommunikation ausüben können. Damit soll gewährleistet werden, dass die Mitglieder sich mit ausreichender Vorlaufszeit mit den jeweiligen Plattformen vertraut machen können. Damit dürfte jedoch auch ausreichend sein, wenn bei der Einberufung lediglich die konkrete Plattform o.ä. angegeben wird. Etwaige Teilnahmelinks widerum dürfen auch erst zu einem späteren Zeitpunkt versendet werden.

Sollten Sie hierzu Fragen haben, beraten wir Sie gerne!